電話代行サービスとは？
電話代行サービスは、業務効率化や顧客満足度の向上を目指す多くの企業で活用されています。『コストはどれくらい？』『どんな業界で使える？』など、気になるポイントを徹底解説！本記事では、電話代行の基本情報から具体的な導入事例まで網羅しています。導入を検討中の方必見です！
Contents
電話代行サービスとは？基本の仕組みと特徴
電話代行サービスとは、企業や個人事業主が電話対応を専門のスタッフに委託するサービスのことです。オフィスを離れている時や、業務に集中している時間帯にかかってきた電話を代わりに受け取り、内容の記録や要件の転送を行います。例えば、顧客からの問い合わせや予約受付、簡単な案内、アポ獲得などを電話代行スタッフが対応し、後で依頼主に報告します。
電話代行サービスの種類
電話代行サービスには、いくつかの種類があり、ニーズに応じて選ぶことが可能です。
- フルタイム代行:
会社の営業時間全体を通して、電話対応を代行します。コールセンターや多くの電話を受ける企業に適していますが、費用が大きくかさむことが多いです。 - スポット対応:
忙しい時間帯や営業時間外、休日、キャンペーン中など、特定の時間にのみ対応します。一時的な電話代行には最適です。 - 自動音声応答サービス:
自動音声で要件をヒアリングし、メールやチャットツールでお知らせします。24時間365日任せられるのが特徴です。
電話代行サービスのメリットとデメリット
電話代行サービスには、いくつかのメリットとデメリットがあります。以下で詳しく解説します。
メリット
業務の効率化
電話対応にかける時間を削減できるため、本業に集中できます。例えば、電話対応が多い業界では、業務効率が24%以上向上しました。
顧客対応の向上
電話代行サービスを利用すると、営業時間外や多忙時でも顧客に対応でき、信頼度が向上します。常に迅速な対応が可能で、顧客満足度が高まります。
人件費の削減
社員1人を雇う場合、年間300万円以上かかるところ、電話代行サービスなら月額1万円程から利用可能です。
柔軟な対応が可能
電話代行サービスは多様なニーズに応じて対応できるため、予約受付やカスタマーサポート、営業アポイントなど幅広い業務をサポートします。
デメリット
プライバシーリスク
外部のスタッフが顧客対応を行うため、顧客情報の管理が重要です。信頼できる業者を選ぶことが大切です。
依頼内容の制限
専門的な質問や深い内容の問い合わせに対応できない場合もあります。複雑な内容の場合は社内で対応する必要があります。
ただし、有人対応が必要な場合は、スタッフへ直接繋がるようにIVRでコールフローを構築することで解決できます。自動音声ガイダンスについては、下記記事で解説しています。
この記事を読んだ日にオススメ
この記事を読んだ人は以下の記事も読んでいます。
自動音声ガイダンスとは？導入のメリットと活用事例
電話代行サービスの利用方法と選び方のポイント
電話代行サービスを効果的に利用するためには、適切なプランや業者を選ぶことが重要です。
1. 目的とニーズを明確にする
まず、どのような目的で電話代行を利用したいのかを明確にしましょう。例えば、「予約受付を効率化したい」や「営業時間外の問い合わせに対応したい」「アポを月10件獲得したい」などのニーズを整理することが重要です。
2. プラン内容の確認
電話代行サービスには、基本的な受電のみのプランや、対応内容に応じたオプションが用意されています。必要なサービス内容に合わせて、対応可能な業者を選ぶようにしましょう。
3. 業者の実績と信頼性を確認
電話代行業者を選ぶ際には、実績や評判、セキュリティ対策などを確認し、信頼性の高い業者を選ぶことが大切です。口コミやレビューも参考にすると良いでしょう。
4. 料金プランとコスト比較
複数の業者の料金プランを比較し、自社に最適なコストパフォーマンスの良いプランを選びましょう。業界平均では、月額数千円～数十万のプランが一般的です。
電話代行サービスの成功事例
ここでは、実際に電話代行サービスを導入して業務効率や顧客対応が改善された成功事例を紹介します。
【IT企業】問い合わせ対応時間を半減
導入前の課題
問い合わせが多く、社員が電話対応に追われる。
導入後の効果
電話代行を活用し、月間30時間程の対応時間を削減。本業のプロジェクトに人員を再配置することができた。
【医療クリニック】患者満足度を19％向上
導入前の課題
診療中に予約電話が対応しきれない。
導入後の効果
電話代行により患者の待ち時間が短縮。受付業務を外注することで、結果的にリピート率が11％向上。
【飲食店チェーン】繁忙期の売上を24％増加
導入前の課題
繁忙期に予約受付が対応しきれない。
導入後の効果
予約代行として電話代行サービスを活用し、繁忙期売上が前年比24％増加。
【不動産会社】問い合わせ対応効率を41％改善
導入前の課題
問い合わせ対応にスタッフが忙殺される。
導入後の効果
電話代行で時間を確保し、営業活動へ専念。。
よくある質問（FAQ）
- Q1: 電話代行サービスの費用は？
- A: 月額5,000円～30,000円が一般的ですが、サービス内容により異なります。
- Q2: 24時間対応は可能ですか？
- A: 多くのサービスで24時間対応が可能です。夜間対応はオプションになるサービスもあるので詳しくはサービス会社へ問い合わせましょう。
- Q3: お試し利用はできますか？
- A: 無料トライアルを提供している会社もありますので、ぜひ試してみましょう。
まとめ
電話代行サービスは、業務効率化とコスト削減を同時に実現できる強力なツールです。具体的な事例や費用目安を参考に、自社に最適なサービスを選びましょう。
TeleForceは電話代行サービスを月額9,800円～ご提供！まずは無料トライアルからお試しください。
